Requisitos
Descripción
Empresa líder, con más de 65 años de experiencia, dedicada a proyectos de interiorismo, diseño y montaje de Arquitectura Efímera para Ferias y Congresos precisa incorporar un Secretario o Secretaria de Dirección en sus Oficinas Centrales (Zona Calle Alcalá / Metro Pueblo Nuevo).
El objetivo principal de esta posición es gestionar, organizar y coordinar las diferentes funciones administrativas de gestión documental, así como canalizar la comunicación interna y externa de la Dirección General.
Realizará, entre otras labores propias de su puesto, funciones de:
– Coordinación de la agenda de Dirección General.
– Atención telefónica y gestión vía Mail de las diferentes demandas internas y externas.
– Colaboración en la organización de diferentes actividades a las que asiste Dirección.
– Soporte administrativo a la Dirección General con todas las funciones derivadas.
– Gestión documental, clasificación, registro y archivo de documentación interna y externa con información sensible, atendiendo especialmente al (sigilo) secreto profesional. Ordenar y mantener actualizado el archivo.
– Detección de necesidades y anticipación de posibles problemas, proporcionando soluciones.
– Recopilación y obtención de información para la creación de datos y reporting.
– Canalización de las necesidades de apoyo diario al personal sobre una variedad de asuntos relacionados con las operaciones de la organización.
– Otros trabajos específicos de carácter administrativo y de coordinación de la Dirección.
– Viajar a diferentes Ferias y muestras para dar feedback y observaciones a la Dirección General.
Imprescindible carnet de conducir y conocimiento en idiomas.
Se valorará experiencia de al menos dos años en tareas similares.
Información orientativa para candidatos de Administración, Finanzas y Contabilidad — Ubicación: Madrid
Qué harás en este tipo de puesto en el área de Administración, Finanzas y Contabilidad
Las funciones habituales incluyen apoyo operativo, coordinación con el equipo y seguimiento de tareas para cumplir objetivos y plazos. En el día a día te encontrarás con tareas planificadas y otras de respuesta rápida, por lo que la organización y la comunicación serán clave.
- Ejecución de tareas asignadas con criterios de calidad y seguridad.
- Colaboración con otros departamentos y reporte de incidencias.
- Uso responsable de herramientas y recursos de trabajo.
- Registro básico de actividad para control y mejora continua.
- Atención y trato correcto con clientes internos y externos.
Lo que ofrecemos
- Entorno de trabajo estable con procesos claros y supervisor de referencia.
- Posibilidad de formación interna para mejorar tus competencias.
- Integración en equipo profesional y apoyo en el arranque del puesto.
- Condiciones acordes a convenio y a las funciones desempeñadas.
Perfil ideal
- Actitud proactiva, responsabilidad y puntualidad.
- Capacidad para seguir procedimientos y mantener el orden.
- Comunicación sencilla y eficaz con el equipo.
- Compromiso con la calidad y la mejora continua.
Consejo rápido: prepara un currículo claro y reciente. Si ya tienes experiencia en el área de Administración, Finanzas y Contabilidad, destaca logros medibles (por ejemplo, tiempos, volúmenes, satisfacción o reducción de incidencias).
Requisitos habituales en el sector
- Disponibilidad para el horario asignado y posible rotación de turnos.
- Manejo básico de herramientas propias del puesto.
- Respeto estricto de normas de seguridad y prevención.
- Documentación en regla y posibilidad de incorporación en plazos razonables.
Proceso de selección
- Revisión de candidaturas y preselección.
- Entrevista breve para validar encaje y disponibilidad.
- En algunos casos, prueba práctica o periodo de adaptación inicial.
Cómo destacar al postular
- Ajusta tu CV a la oferta y ordena la información por relevancia.
- Incluye ejemplos concretos de tareas que ya dominas.
- Menciona cursos, carnets o certificaciones vigentes.
- Indica tu disponibilidad real y fechas de incorporación posibles.
Condiciones orientativas
Las condiciones particulares pueden variar según el centro de trabajo en Madrid, el turno y la experiencia aportada. La información final se concreta con la empresa durante el proceso de selección.
Preguntas frecuentes
- ¿Necesito experiencia previa? Se valora positivamente, pero la actitud y la disponibilidad también son importantes.
- ¿Hay formación? Sí, suele haber acompañamiento inicial y protocolos documentados.
- ¿Se puede crecer? Existen opciones de asumir más responsabilidades según rendimiento.
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