Description:
Reception Duties:
-To ensure the smooth running of reception at all times
-Be the first point of contact for the company, greeting all visitors, controlling their access and coordinating their meetings
-Answer all incoming calls and direct to the correct person/department
-Manage and distribute incoming and out coming post daily
-Send out international and domestic shipments though couriers daily and advise sender of shipping details. Liaise with couriers as necessary
-Responsible for signing for deliveries, and notify the correct person in the office. Distribute as required
-Create and keep a reception manual up to date
-Work with facilities manager, suppliers and service providers to arranger ordinary and emergency repairs
-Ensure that all communal areas are tidy and presentable at all times (meeting rooms, photocopier areas and reception)
-Arrange taxis when necessary
-Support finance in receiving office supplies invoices on time
-Arranging catering for internal meetings as necessary
-Support to Facilities manager
-Other support or administration tasks for head office, as required.
Facilities duties:
-Assist on facilities projects when necessary in ensuring smooth running of the company offices
-Liaise with Logistics company to coordinate if necessary
-Work with the Facilities manager to plan and coordinate and all maintenance services
-To order specialist stationery items for the office as and when required.
-Manage all photocopier queries from logging and following up on callouts and maintaining adequate supplies
-Other support or administration tasks for Head Office, as required.
Información orientativa para candidatos de Administración, Finanzas y Contabilidad — Ubicación: - Extranjero
Qué harás en este tipo de puesto en el área de Administración, Finanzas y Contabilidad
Las funciones habituales incluyen apoyo operativo, coordinación con el equipo y seguimiento de tareas para cumplir objetivos y plazos. En el día a día te encontrarás con tareas planificadas y otras de respuesta rápida, por lo que la organización y la comunicación serán clave.
- Ejecución de tareas asignadas con criterios de calidad y seguridad.
- Colaboración con otros departamentos y reporte de incidencias.
- Uso responsable de herramientas y recursos de trabajo.
- Registro básico de actividad para control y mejora continua.
- Atención y trato correcto con clientes internos y externos.
Lo que ofrecemos
- Entorno de trabajo estable con procesos claros y supervisor de referencia.
- Posibilidad de formación interna para mejorar tus competencias.
- Integración en equipo profesional y apoyo en el arranque del puesto.
- Condiciones acordes a convenio y a las funciones desempeñadas.
Perfil ideal
- Actitud proactiva, responsabilidad y puntualidad.
- Capacidad para seguir procedimientos y mantener el orden.
- Comunicación sencilla y eficaz con el equipo.
- Compromiso con la calidad y la mejora continua.
Consejo rápido: prepara un currículo claro y reciente. Si ya tienes experiencia en el área de Administración, Finanzas y Contabilidad, destaca logros medibles (por ejemplo, tiempos, volúmenes, satisfacción o reducción de incidencias).
Requisitos habituales en el sector
- Disponibilidad para el horario asignado y posible rotación de turnos.
- Manejo básico de herramientas propias del puesto.
- Respeto estricto de normas de seguridad y prevención.
- Documentación en regla y posibilidad de incorporación en plazos razonables.
Proceso de selección
- Revisión de candidaturas y preselección.
- Entrevista breve para validar encaje y disponibilidad.
- En algunos casos, prueba práctica o periodo de adaptación inicial.
Cómo destacar al postular
- Ajusta tu CV a la oferta y ordena la información por relevancia.
- Incluye ejemplos concretos de tareas que ya dominas.
- Menciona cursos, carnets o certificaciones vigentes.
- Indica tu disponibilidad real y fechas de incorporación posibles.
Condiciones orientativas
Las condiciones particulares pueden variar según el centro de trabajo en - Extranjero, el turno y la experiencia aportada. La información final se concreta con la empresa durante el proceso de selección.
Preguntas frecuentes
- ¿Necesito experiencia previa? Se valora positivamente, pero la actitud y la disponibilidad también son importantes.
- ¿Hay formación? Sí, suele haber acompañamiento inicial y protocolos documentados.
- ¿Se puede crecer? Existen opciones de asumir más responsabilidades según rendimiento.
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